あなたは職場でコミニュケーションがうまく取れていますか？
- 仕事を円滑に進めるため
- 人間関係で円滑に保つため
- 自分が思った通りに物事を進めるため
職場では様々な場面で、上手にコミニュケーションを取る必要があります。
コミュニケーション能力を高めるために「コミュニケーションとは何か？」「コミュニケーション能力が高い人はどうしているのか」をご紹介します。
記事を読み終えると、あなたは「コミュニケーション能力が高い人」になれるはずです。
ぜひ最後までご覧ください！
【相手を思いやる】コミュニケーション能力が高い人が仕事を制する
「コミュニケーション」の定義
コミュニケーションの語源はラテン語で「分かち合う」という意味だそうです。
一方的にどちらかが話しをするのが、コミュニケーションではありません。
お互いに意思疎通することがコミュニケーションになります。
「コミュニケーション成立」の定義
では「コミュニケーション成立」とはどのような状態なのでしょうか。
「伝えた」と「伝わった」の違いとも言えます。
言葉は悪いですが「伝える」だけであれば、子供でも出来ます。
職場でよくある話しとして、上司が部下に「伝えたんだけど、部下が動いてくれない」ということがあります。
その原因はズバリ次の2点です。
- 「伝えた」だけで、部下が意図や緊急性を理解していない
- 「伝わっている」のに部下が無視している
ただ、多いのは前者の「伝わっていないからやらない」です。
上司が「伝えた」だけで、部下が正しく理解していないのです。
繰り返しますが、コミニュケーションとは「こちらの意思を正しく理解してもらう」ことです。
では、こちらの意思を正しく理解してもらうために、どうしたら良いでしょうか。
正しく理解してもらうために具体的に指示を出す
上司が部下に指示を出すことを例に取ります。
部下に指示を正しく理解してもらうためには、できるだけ具体的に指示を出すしかないです。
例えば、取引先に説明するための資料作成を指示したとします。
- 目的→取引先に説明するため
- 手段①→パワポで資料作り
- 手段②→別の取引先に出したものを参考にして
- 期日→何月何日までに
- 提出方法→メールで提出
- 目的
- 手段
- 期日
- 提出方法
指示の内容や部下の能力によって「手段」は部下にまかせてもいいかもしれません。
しかし、部下の能力が低い場合は「手段」もしっかり伝えましょう。普通はパワポで作る資料を、当たり前のようにワードで作ってくる部下もいます( ;∀;)
「初めて話しをする人にもわかるように」を基準にして指示を出すと、意思のすれ違いが格段に少なくなります。
相手に確認することもコミュニケーション
相手もわからなかったら、質問してくれるとコミュニケーションが取りやすいのですが、どうしても「わかった風」で終わらせる人もいます。
そういう人こそ「伝えた」だけで終わりにせず「伝わった」か確認を取ることが大切です。
私は職場でコミュニケーションについて話すときに、次の表現をよく使います。
- 家族でも察しないのに、赤の他人が察するわけないよね！
- あなたの旦那さん(奥さん)が、何も言わなくてもあなたの理想通り動いてくれる？？
- 動かないよね！だから人は言わないとわからないの！
つまり、身近な家族でも「言わないとわからない」のに、仕事上の付き合いの赤の他人が「言わなくてわかるわけがない」のです。
だからこそ「伝わったかどうか」確認することが大切です。
確認するために、自分が伝えたことを復唱してもらっても良いです。
決して、相手をバカにしている訳ではなく「伝わった」かどうか確認するためです。
「わかっていない」のに「わかった」という人には、本当に「わかった」のか確認しましょう。
1対複数人のコミュニケーションの場合
同じ指示を出したのに1人1人解釈が違う
上司は複数人とコミュニケーションを取るケースがあります。
例えば、あなたが上司で「同時に10人の部下に仕事の指示を出す」と想像してみて下さい。
10人に同じことを伝えたのに、1人1人受け取る解釈が違うことってないですか？？
Aと伝えたのに、相手が勝手に言われたことを脳内変換して、Bと捉えるパターンです。
なんで言われたことを勝手に脳内変換して、意味を取り違えるのだろう。
また、その時は正しく理解していても、時間が経ったら脳内変換されて違う解釈になっている。
特に年配の50歳以上の社員に多かったです。
年配社員は経験が邪魔して「あーそれね」と話しを最後まで聞かないケースがあります。
指示が悪いのではなく、ただやっていないだけ
例えば、ミスが起きた時の改善策を指示したとします。
その改善策自体が悪いということはほとんどないです。
身近な例で説明します。
「書類の誤字脱字が多いので、隣の人にも確認してもらって、ダブルチェックしよう！」という改善策を出したとします。
その改善策を愚直にやれば「2人の目」を通すわけなので、誤字脱字はほとんど防げるはずです。
しかし、その改善策が「伝わっていない」すなわちダブルチェックをしておらず、誤字脱字が多いままだと、、
「ダブルチェックでは誤字脱字は防げない。よーし、じゃあトリプルチェックしよう！」と別の改善策が生まれるのです。
改善策を実行していないので、結果が出ていないだけで、改善策が悪いわけではありません。
複数人への指示はメールが効果的
私は1対複数人で指示を出す時のネックである「指示の間違った解釈」を防ぐために、メールを活用していました。
- メールで指示を送る→忘れた時見直せる
- メールをプリントアウトして、口頭でも説明する→指示を理解しているかその場で確かめる
特に大事な指示を出す時はここまでやってました。
メールして、さらに口頭でも話すのは大変ですが、指示を間違って解釈されるリスクを考えれば、やる価値はあると思います。
複数人に重要な指示を出す時の参考にしてください。
コミュニケーション能力が高い人の最大の特徴
繰り返しになりますが「コミュニケーションの成立」とは自分の意図したことが、相手に正しく「伝わった」状態のことです。
この定義を前提に考えると
次のように「相手の立場」に立ってコミュニケーションが取れる人です。
- 相手に正しく伝わっているか、確認する
- 5W１Hをはっきり伝え、曖昧にしない
- 忘れっぽい相手にはメールに残す
逆に、相手から自分に伝えてもらう時に大切なポイントです。
- わからなければ、はっきり「わからない」と言い、わかるまで聞く。わかったふりをしない
- 5W１Hを曖昧なまま終わらせずに質問する
- 忘れっぽいのであれば、メモなどに記録する
いわゆる、相手に対しての気遣いができる人です。
どちらかが「自分本位」で身勝手に話しを進めると、コミュニケーションはうまくいきません。
まとめ
「コミュニケーションの定義」から「コミュニケーション能力が高い人」＝「相手を思いやることができる人」だとご紹介しました。
時には相手の目線まで下がるべき時には下がって、コミュニケーションを取りましょう。
また、コミュニケーションが取れない人は、人間関係でもつまづいている人が多いです。
やはりそういう人は「自分本位」の考え方になっているように思います。
人間関係もコミュニケーションも「相手を思いやる」ことが前提にあれば、うまくいきます。
ごくまれに、こちらが相手を思いやっても「自分本位」で言うことがめちゃくちゃ人も一定数います。
言葉のテクニックなどは二の次で「相手本位」の考え方で、コミュニケーションを円滑に進めましょう!(^^)!
「コミュニケーションが取れない」など人間関係に悩んだら
職場で「コミュニケーションが取れない」に振り回されたり、人間関係で悩んだら環境を変えることも一つの手ではないでしょうか。
「人間関係で転職するのは逃げではないか、、」と思われるかもしれません。
しかし、人間関係の悪い職場にいれば、あなたは疲弊していくばかりです。
このまま、話しの通じない自分本位な上司や人と付き合い続けるのか、、
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