あれこれライフ

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仕事の基本はコミュニケーション【相手を思いやればうまくいく】

皆さん、職場でコミニュケーションはうまく取れてますか?

 

仕事を円滑に進めたり、人間関係で困らないようにするため、または自分が思った通りに物事を運ぶためには、上手にコミニュケーションを取る必要があります。

 

前回の記事で「コミュニケーションの重要性」についてご紹介しました。

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今回はその続きで、一歩突っ込んで、コミニュケーションの取り方や注意すべき点、コミュニケーション能力が高い人の特徴などをご紹介していきます!

仕事の基本はコミュニケーション【相手を思いやればうまくいく】

「コミュニケーション成立」の定義

コミュニケーションの語源はラテン語で「分かち合う」という意味だそうです。

 

一方的にどちらかが話しをするのではなく、お互いに意思疎通をすることがコミュニケーションですよね。

 

ということは、、

相手がこちらの意思を「うん!わかった!」と正しく理解してもらって、初めて「コミュニケーション成立!」ということです。

 

「伝えた」と「伝わった」の違いとも言えます。

 

言葉は悪いですが「伝える」だけであれば、子供でも出来ます。

大切なのは「伝わった」かどうかです。

 

職場でもよくある話しとして、例として上司が部下に対して「伝えたんだけど、部下が動いてくれない」ということがあると思います。

 

その原因としては下記の2点です。

  • 「伝えた」だけで、部下が意味や緊急性を理解していない
  • 「伝わっている」のに部下が無視している

 

後者の「伝わっているのにやらない」のは怠慢なので、厳しく指導すべきです。

ただ、多いのは前者の「伝わってないからやらない」方です。

 

コミニュケーションとは

「こちらの意思を正しく理解してもらう」ことです。

指示をする場合は具体的に出す

例えば、仕事の指示をするのであれば、

  • 期日→何月何日までに
  • 目的→取引先に説明するため
  • 手段①→パワポで資料作り
  • 手段②→別の取引先に出したものを参考にして
  • 提出方法→メールで提出

このように「初めて話しをする人にもわかるように」を基準にして、指示を出しましょう。

確認することもコミュニケーション

相手もわからなかったら、質問してくれればいいのですが「伝えた」だけで終わりにせず「伝わった」か確認を取ることも有効な手立てです。

 

前回の記事でも書きましたが「そのぐらいは察してよ、わかってよ」というのは「なし」にしましょう。

これがコミュニケーションのすれ違いになる一番の要因です。

 

さらに理解したかどうか確認するためにも、自分が伝えたことを復唱してもらっても良いです。

決して、相手をバカにしている訳ではなく「伝わった」かどうかを確認するためです。

 

「わかっていない」のに「わかった」という人もいるので、本当に「わかった」のかを確認してみましょう。

 

 これは全員に使う手立てでなく「話しが伝わらないな」と感じる人に有効な手立てです。

1対複数人のコミュニケーションの場合

1対複数人の場合のコミニュケーションについて話します。

 

例として、あなたが上司で10人の部下に仕事の指示を出したと想像してみて下さい。

10人に同じことを「伝えた」のに、1人1人受け取る解釈が違うことってないですか??

 

Aと伝えたのに、相手が勝手に言われたことを脳内変換して、Bと捉えるパターンです。

 

私はこれに悩まされました。。

なんで、言われたことを勝手に脳内変換して、意味を取り違えるのだろう。

 

または、その時は正しく理解してくれていても、時間が経ったら脳内変換されて、違う解釈で理解している。

 

特に45歳以上の社員に多かったです。

また、経験が邪魔して「あーそれね」と話しを最後まで聞かなかったり、失礼ですが、年齢を重ねて記憶力が悪くなっているので、間違って覚えたり、すぐに記憶が薄れたりする社員もいます。

 

例えば、ミスが起きた時の改善策を立てたとします。

その改善策自体が悪いということはほとんどないです。

ミスが失くならないのは「改善策が悪い」のではなく「改善策をやっていない」ことが原因の場合が多いです。

 

そこに気が付かず「改善策が悪い」という話しになり、改善策をコロコロ変えるのです。

 

簡単な例を出すと、

「書類の誤字脱字が多いから、書類を提出する前に自分でも確認し、隣の人にも確認してもらって、ダブルチェックしよう!」という改善策を出したとします。

 

その改善策を愚直にやれば「2人の目」を通すわけなので、誤字脱字はほとんど防げるはずです。

 

しかし、その改善策が「伝わっていない」すなわち、ダブルチェックをしておらず、誤字脱字が多いままだと、、

「ダブルチェックでは誤字脱字は防げない。よーし、じゃあトリプルチェックしよう!」と別の改善策が生まれます。

 

こういうケースはよくありませんか?

原因は「今度からこうしようね」という改善策が「伝わっていない」ので、改善策を実行していないからです。

 

私は1対複数人で指示を出す時は、

  • 指示の勝手な脳内変換
  • 指示をそもそも忘れる

これらを防ぐため、

  • メールで指示を送る(忘れた時見直せる)
  • メールをプリントアウトして、口頭でも説明する(脳内変換を防ぐために理解したかどうか、その場で確かめる)

特に大事な指示を出す時はここまでやってました。

 

大変ですが、、指示を間違って解釈して実行するとリスクも大きいので、複数人に大切な指示を出す時の参考にしてください。

コミュニケーション能力が高い人とは

繰り返しになりますが「コミュニケーションの成立」とは自分が意図したことが、相手に正しく「伝わった」状態のことです。

 

このように考えると、

コミュニケーション能力が高い人は「自分本位」ではなく「相手本位」で話しを進めることのできる人です。

 

自分が相手に何かを伝える時に、

  1. 相手に正しく伝わっているか、確認する
  2. 5W1Hをはっきり伝え、曖昧にしない
  3. 忘れっぽい相手にはメールに残す

このように「相手の立場」に立ってコミュニケーションが取れる人です。

 

逆に、相手から自分に何かを伝えてもらう時は、

  1. わからなければ、はっきり「わからない」と言い、わかるまで聞く。わかったフリをしない
  2. 5W1Hを曖昧なまま終わらせずに質問する
  3. 忘れっぽいのであれば、メモを取るか、聞いたあとすぐに記録する

いわゆる、相手に対しての気遣いができる人です。

 

「伝える方」も「伝えてもらう方」も相手を思いやって、コミュニケーションを取れば、うまくいきます。

ただ、どちらかが「自分本位」で身勝手に話しを進めると、コミュニケーションはうまくいきません。

 

まずは自分が「相手本位」の考えを持ち、コミュニケーション能力を高めていきましょう。

まとめ

「コミュニケーション成立の定義」から注意すべき点や「コミュニケーション能力が高い人」=「相手を思いやることができる人」だとご紹介しました。

 

相手の目線まで下がるべき時には下がって、状況なども鑑みて、コミュニケーションを取っていきましょう。

 

また、コミュニケーションが取れない人は人間関係でもつまづいている人が多いと感じます。

やはりそういう人は「自分本位」の考え方になっているのではないでしょうか。

 

人間関係もコミュニケーションも「相手を思いやる」ことが前提にあれば、全てではないですが、うまくいくことが多いのは確かです。

 

全てではないと言ったのは、、相手を思いやっても、何をしてもコミュニケーションが取れずに「自分本位」で言っていることがめちゃくちゃ人も、残念ながら一定数はいるのが現実だからです。

 

ただ9割ぐらいの人は「相手本位」でコミュニケーションを取れば、うまくいくと感じます。

 

言葉のテクニックなどは二の次で、まずは「相手本位」の考え方でコミュニケーションを円滑に進めていきましょう!(^^)!

 

※合わせて下記の記事もお読みください"(-""-)"

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