あれこれライフ

転職や仕事や趣味などあれこれ語ります(主に40代男性に送る)

コミニュケーションで仕事は全てが決まる!?②

皆さん、仕事でコミニュケーションはうまく取れてますか?

前回に引き続き、「コミニュケーションで仕事は全てが決まる!?」の第2弾になります。

 

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今回はコミニュケーションって何ぞや??

コミュニケーションが大切っていうけど、具体的に言うと何が大切なの??

一歩突っ込んで、コミュニケーションを理解していきたいと思います!

 

 

相手に伝わってます!?

コミュニケーションの語源はラテン語で「分かち合う」という意味だそうです。

一方的にどちらかが話しをするのではなく、お互いが意思疎通、意思の伝達をすることがコミュニケーションですよね。

 

ということは、、

相手がこちらの意思を「うん!わかった!」と正しく理解してもらって、初めて「コミュニケーション成立!」ということです。

 

「伝えた」と「伝わった」の違いとも言えます。

 

言葉は悪いですが、「伝える」だけであれば、子供でも出来ます。

大切なのは「伝わった」かどうかです。

 

ダメな上司の例としては、「伝えたんだけど、部下が動いてくれない」という話しをよく聞きます。

 

その原因としては「伝えた」だけで、部下が意味や緊急性がわかってなく、ほったらかしにしているのか、「伝わっている」のに部下が無視しているのか、どちらかです。

 

後者の「わかっているのにやらない」のは怠慢なので、厳しく指導すべきです。

ただ、多いのは前者の「わからないからやらない」方です。

 

コミニュケーションとは

「わからないことをお互いがわかるまで話し合う」ことです。

 

相手もわからなかったら、聞けばいいのですが、まずは「伝えた」で終わりにせず、「伝わった」か確認を取りましょう。

 

前回も書きましたが、「そのぐらいは察してよー」というのは「なし」にして、仕事を頼むのであれば、

  • 期日→何月何日までに
  • 目的→取引先に説明するため
  • 手段①→パワポで資料作り
  • 手段②→別の取引先に出したものを参考にして
  • 提出方法→私にメールで提出

こんな形で今回、初めて話しをする人にも伝わるかを基準にして話しをしましょう。

 

さらに理解したかどうか、確認するたも、自分が伝えたことを復唱してもらっても良いです。

決して、相手をバカにしている訳ではなく、「伝わった」かどうか、確認するためです。

 

「わかっていない」のに「わかった」という人もいるので、本当に「わかった」のか確認してみましょう。

 

徹底できてます!?

1対:複数人の場合のコミニュケーションになります。

 

例として、あなたが上司で10人の部下に仕事の指示を出したと想像してみて下さい。

10人に同じことを「伝えた」のに、1人1人受け取る解釈が違うことってないですか??

 

Aと伝えたのに、相手が勝手に言われたことを脳内変換して、Bと捉えるパターンです。

 

私はこれに悩まされました。。

 

なんで、言われたことを勝手に脳内変換して、意味を取り違えるのだろう。

 

または、その時は正しく理解してくれていても、時間が経ったら、ここでも脳内変換されて、違う解釈で理解している。

 

特に45歳以上の社員に多かったです。

 

また、経験が邪魔して、「あーそれね」と話しを最後まで聞かなかったり、記憶力が悪くなっているので、間違って覚えたり、すぐに記憶が薄れたりする社員もいます。

 

私がつくづく感じるのは、

例えば、ミスが起きた時の改善策を立てたとします。

 

その改善策自体が悪いということはほとんどないです。

ミスが失くならないのは、改善策が悪いのではなく、改善策をやっていないのが原因です。

 

そこに気が付かず、「改善策が悪い」という話しになり、改善策をコロコロ変えるのです。

 

簡単な例を出すと、

「書類の誤字脱字が多いから、書類を出す前に自分でも確認し、隣の人にも確認してもらって、ダブルチェックしよう!」という改善策を出したとします。

 

その改善策を愚直にやれば、「2人の目」を通すので、誤字脱字はほとんど防げるはずです。

 

しかし、その改善策が「伝わっていない」すなわち、ダブルチェックをしておらず、誤字脱字が多いままだと、、

「ダブルチェックでは誤字脱字は防げない。よーし、じゃあトリプルチェックしよう!」と別の改善策ができるのです。

 

こういうケースはよくありませんか?

 

原因は「今度からこうしようね」という改善策が「伝わっていない」ので、改善策を実行していないことです。

 

私は1対:複数人で指示を出す時は、

  • 指示の勝手な脳内変換
  • 指示をそもそも忘れる

これらを防ぐため、

  • メールで指示を送る(忘れた時見直せる)
  • メールをプリントアウトして、口頭でも説明する(脳内変換を防ぐため、理解したかどうか、その場で確かめる

全てではないですが、特に大事な指示を出す時はここまでやってました。

 

まとめ

「コミュニケーションが取れた」とは相手に自分が意図したことが、正しく「伝わった」状態のことを言います。

 

コミュニケーション能力が高い人は、「自分本位」ではなく、「相手本位」で話しを進めます。

 

自分が相手に何かを伝えるときは、

  1. 相手に正しく伝わっているか、確認する
  2. 5W1Hをはっきり伝え、曖昧にしない
  3. 忘れっぽい相手にはメールに残す

などなど、相手の立場に立ってコミュニケーションを取って下さい。

 

逆に、相手から自分に何かを伝えてもらうときは、

  1. わからなければ、はっきり「わからない」と言い、わかるまで聞く。わかったフリをしない
  2. 5W1Hを曖昧なまま終わらせずに質問する
  3. 忘れっぽいのであれば、メモを取るか、聞いたあと、すぐに記録する

いわゆる、相手に対しての気遣いだと思います。

 

「伝える方」も「伝えてもらう方」も相手を思いやって、コミュニケーションを取れば、必ずうまくいきます。

ただ、どちらかが「自分本位」で身勝手に話しを進めると、コミュニケーションはうまくいきません。

 

まずは自分が「相手本位」の考えを持ち、コミュニケーション能力を高めていきましょうね!(^^)!