仕事でミスをしてしまうと、気分的にも落ち込みますし、上司やお客さん、取引先から叱責を受けることもあると思います。
誰でもミスはしたくないものです。
またミスをすると気持ち的な落ち込みに加え、ミスをした分のリカバリーの仕事が増えます
今回は「仕事でミスが多いと、その分仕事が増える悪循環になる」と題して、ミスをするとどのような非効率なことが生じるかをご紹介していきます。
ミスを減らすことが、最も効率的に仕事を進める手段の一つです！
仕事でミスが多いと、その分仕事が増える悪循環になる
仕事上で一口に「ミス」と言っても様々な種類があります。
ここで分類したいのが「社内だけで完結する仕事のミス」なのか「社外にも関わる仕事のミス」なのかです。
この2つに分けて、話しを進めていきます。
社内完結の仕事のミス
例を挙げます。
- 上司や関係各所に提出する書類のミス
- 上司や関係各所への伝達ミス
社内完結のミスは書類や伝達のミスが主ではないでしょうか。
「社外にも関わるミス」に比べると、リカバリーは比較的に楽です。
「すみません」と謝罪して、ミスしたことを修正すれば終わりのケースが多いです。
上司に提出する資料などにミスがあれば、多少は怒られるかもしれませんが、、考えようによっては「怒られて終わり」です。
これは社内完結の仕事は、社内でリカバリーできるので「どうにでもなると言えば、どうにでもなる」仕事なので、その分仕事が増えたり、会社に大きな損害を与えるケースは少ないです。
社外にも関わる仕事のミス
今回、お伝えしたかったのはこちらの「社外にも関わる仕事のミス」についてになります。
例を挙げます。
- 取引先、お客さんへの「見積・請求・支払い」の金額をミスした
- 取引先・お客さんへの「発注(発送)数・発注(発送)するもの自体」をミスした
- 役所や税務署など公的機関への提出書類をミスした
- 商品や書類など「成果物」の相手との「思い違い」のミスをした
大きく分けると、取引先やお客さんなどに対して「お金」に関するミスと「成果物」に関するミスになります。
「お金」は単純に金額の間違いです。
「成果物」はコミュニケーションの掛け違いなどで、相手が「思っていたのと違う」と言われるミスです。
これらのミスをすると、その分仕事が増えます。
「謝罪」の仕事が増える
少し変な表現かもしれませんが、、まずはミスをしたことの「謝罪」の仕事が増えます。
「すみません」の口頭の一言で終われば、まだ良いですが、文章での報告を求められたり、時には上司と連れ立って謝罪に行かなければいけないかもしれません。
謝罪をするという行為自体に、まずは時間を取られます。
「上司・会社への報告」の仕事が増える
仕事が増える一番の要因は「上司・会社への報告」が加わるということです。
ミスした相手に「謝罪やミスを修正したものを提出する仕事」と、そのミスに対する「上司・会社への報告」がプラスされます。
「相手には口頭の謝罪で終わったけど、上司に再発防止策の書類を提出しないといけない」
このようなケースです。
これは会社によって違うと思いますが、ミスをしたら「対相手」に費やす時間より「対上司・対会社」に費やす時間の方が多くなる会社も多いのではないかと思います。
この「上司・会社への報告」に時間を取られます。
ミスにミスを重ねることが一番いけない
ミスが多い人は特に要注意ですが、一番やってはいけないことが「ミスにミスを重ねる」ことです。
答えは単純で、上司や取引先やお客さん誰にでも当てはまることになりますが、
例えば、一回ミスした金額で請求して「すみません、ミスです。直します！」と言って、またミスして違う金額で請求したら、誰でも怒りますよね( ;∀;)
「仏の顔も三度まで」という言葉がありますが、大抵の人は「二度目」でキレます。
キレないまでも、その人に対する「本当にきちんと確認したのか？」という不信感は絶対に持ちます。
一度目のミスの謝罪は口頭で済んだが、二度目となると報告書の提出になったり、物理的な仕事の量が増えるだけでなく、信頼を失い、それを取り戻すのは多大な時間を要します。
仕事によってはミスにミスを重ねると、もう何が正しかったのかわからなくなるものもあります。
私は部下などに「一回のミスはある程度のことは許されるが、ミスにミスを重ねるのだけはしないように」と伝えています。
一回ミスしたものを修正して、再提出する時は「第三者の目を通して、確認してもらう」など、通常の仕事のやり方とは違った具体策を取るべきです。
それほど、ミスにミスを重ねるのだけは何としても食い止めないといけません。
今、少しだけ頑張る
ついつい仕事が忙しかったり、時間がないと確認を怠ったままや後回しにして、仕事を完了させてしまう場合があると思います。
私はそんな時に、
「今、1分かけて確認すれば、ミスした時に取られる1時間がなくなる」
このように自分に言い聞かせて、確認をするようにしています。
「今、ちょっときつい想いをすれば、後に楽できる」こんな気持ちです。
忙しかったり、時間がなくても、今ほんの少しだけ時間をかけて確認をすれば、必ず後から楽できますので、今を少しだけ頑張りましょう。
まとめ
私はこれまでたくさんのミスをしてきました。
そこから学んだことをご紹介しました。
結局はミスをしないことが一番仕事を効率化することになり、仕事が早く終わります。
そのミスをしないために「後から頑張る」のではなく「今を少しだけ頑張る」ような習慣をつけることが非常に大切です！
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