仕事でミスをすると、気分も落ち込みますよね。
また上司やお客さん、取引先から叱責を受けることもあると思います。
ミスをすると気持ち的な落ち込みに加え、ミスをした分のリカバリーの仕事が増えます。
本記事は「仕事でミスが多いと、その分仕事が増え悪循環になる」と題し、ミスがどれほど非効率なことをご紹介します。
耳の痛い内容かもしれません、、( ;∀;)
ただミスを減らすことが、効率的に仕事を進めることに間違いなく繋がります。
仕事でミスが多いと、その分仕事が増え悪循環になる
仕事上で一口に「ミス」と言っても様々な種類があります。
ここで分類したいのが「社内だけで完結する仕事のミス」と「社外に関わる仕事のミス」です。
この2つに分けて、話しを進めます。
社内完結の仕事のミス
例を挙げます。
- 上司や関係部署に提出する書類のミス
- 上司や関係部署への伝達ミス
「社外にも関わるミス」に比べると、リカバリーは比較的にラクです。
「すみません」と謝罪して、ミスしたことを修正すれば終わりのケースが多いです。
上司に提出する資料などにミスがあれば、多少は怒られるかもしれませんが、、考えようによっては「怒られて終わり」です。
社内完結の仕事は、社内でリカバリーできるので「どうにでもなると言えば、どうにでもなる」仕事です。
その分仕事が増えたり、会社に大きな損害を与えるケースは少ないです。
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社外に関わる仕事のミス
本記事で特にお伝えしたいのは「社外に関わる仕事のミス」です。
例を挙げます。
- 取引先へ「見積・請求・支払い」の金額をミスした
- 取引先へ「発注(発送)数」をミスした
- 役所や税務署など公的機関への提出書類をミスした
これらのミスをすると、その分仕事が増えます。
では具体的にどのような仕事が増えるのでしょうか？
「謝罪」の仕事が増える
少し変な表現かもしれませんが、、まずはミスしたことに対して「謝罪」の仕事が増えます。
「すみません」の口頭の一言で終われば、まだ良いですが、文章での報告を求められたり、上司を連れて謝罪に行くケースもあります。
「上司・会社への報告」の仕事が増える
ミスした相手に「謝罪やミスの修正物を提出する仕事」と、そのミスの「上司・会社への報告」がプラスされます。
「相手には口頭の謝罪で終わったけど、上司に再発防止策の書類を提出しないといけない」
このようなケースです。
これは会社によって違うと思いますが、ミスをしたら「相手」に費やす時間より「上司・会社」への報告に費やす時間の方が多くなる会社もあります。
ミスにミスを重ねることが一番悪循環になる
ミスが多い人は特に要注意ですが、一番やってはいけないことが「ミスにミスを重ねる」ことです。
上司や取引先やお客さん、誰にでも当てはまることですが、、
例えば、一回ミスした金額で請求して「すみません、ミスです。直します！」と言って、またミスして違う金額で請求したら、誰でも怒りますよね( ;∀;)
「仏の顔も三度まで」という言葉がありますが、多くの人は「二度目」でキレます。
「いい加減な人」というレッテルを貼られます。
一度目のミスの謝罪は口頭で済んだが、二度目となると報告書の提出になることもあります。
物理的に仕事の量が増えるだけでなく信頼も失い、それを取り戻すのは多大な時間を要します。
仕事によってはミスにミスを重ねると、もう何が正しかったのかわからなくなるケースもあります。
一度ミスしたものを修正して、再提出する時は「第三者の目を通して確認する」など、通具体策を取るべきです。
それほど、ミスにミスを重ねるのだけは何としても食い止めないといけません。
ミスを失くすために、今を少しだけ頑張る
仕事が忙しかったり、時間がないと確認をせずに仕事を完了させる場合があると思います。
私はそんな時でも、次のことを心掛けています。
今1分かけて確認すれば、ミスした時に取られる1時間を削減できる。
このように自分に言い聞かせて、確認をするようにしています。
「今、ちょっとだけ頑張れば、後にラクできる」こんな気持ちです。
忙しかったり時間がなくても、今少しだけ時間をかけて確認すれば、必ず後からラクできますので、今を少しだけ頑張りましょう。
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まとめ
「仕事でミスが多いと、その分仕事が増え悪循環になる」と題し、ミスがどれほど非効率なことかをご紹介しました。
そこから学んだことを全てご紹介しました。
結局はミスをしないことが一番仕事を効率化することになります。
効率化できれば仕事が早く終わります。
本記事を参考にしていただき、ミスをしない習慣を身に付けてくださいね！
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