あなたの会社の会議は有意義なものになっていますか？
「こんな会議なら、しない方がまだいいよ、、」となっていないですか？
転職を6回経験し、様々な会社の会議に参加した私が、ムダな会議と有意義な会議の違い、会議で本当に大切なことは何かご紹介します。
あなたの会社の会議はどうなっているか考えながら、ぜひ最後までご覧ください！
ムダな会議と有意義な会議の違い
そもそも会議とは何か？
会議は、組織において、最も重要な人間と人間との間の意思を伝達する手段である。
特に民主主義を標榜する集団に於いては、議決機関である国家や企業は常に会議の形を取り、多数で相談の上で決定する。
ただし、国家や企業のトップが独裁的な場合には、単に形式だけの会議が行われて提出された議案が承認される、という建前に使われる場合もある。
会議形式を会議体という。特に近年、会議の進行役をファシリテーターという。
Wikipediaより引用
- 俺はこう考えているよ
- 私はこう思います
- このように仕事を進めていきたいのですが、どうでしょうか？
会議は「人が考えたことを言葉にして、お互いの意思を伝えあう、確認し合う場所」になります。
必要ないムダな会議とは？
では「必要ないムダな会議」とはどんな会議でしょうか。
- 定例で「毎週やっているから、、」という理由で伝達だけの会議
- 議題が決まっておらず、会議が始まって議題がわかる会議
- 出席者が適切ではなく、議題に関係ない社員が出席している会議
- ダラダラと話しがあっちこっちに行き雑談も入り、時間の長い離席者も多い会議
これらは「その会議必要ある？」と言われても仕方がない「必要ないムダな会議」になります。
必要ある有意義な会議とは？
「必要ないムダな会議」の逆を考えると「必要ある有意義な会議」になります。
- 議題が事前に共有され、各自資料を確認し、意見も準備している会議
- 必要最低人数の出席の会議
- 終了時間が決まっている会議
必要ある有意義な会議をするためには「会議のルール」をあらかじめ決めておくことが必須条件です。
その会議は本当に必要か？【会議で本当に大切なことは1つだけ】
会議の決定事項を情報共有すること
「必要ある有意義な会議」にするために「会議のルール」を決めることが大切だとお話ししました。
さらに会議を有意義にするために、とても大切なポイントをご紹介します。
それは、、
会議で決まったことをいかに情報共有できるか！
これが最も会議で大切なポイントです。
会議の中で議題があり、意見を出し合い「こうしようね」という結論が出ます。
それで会議の目的を果たした感じになりますが、大切なのはむしろその後です。
つまり「せっかく決めたことを知らない人がいたら、その決めたことはムダになるよ」ということです。
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決定事項は間違っていない
なぜ会議を開催して意見を出し合い、決定事項を出すのでしょうか。
主に次の理由からですよね。
- 問題や課題を解決するため
- 今後結果や成果を出すため
- 今後の方向性を決めるため
問題を解決するために会議を開催します。
意見を出し合い「こうしようね」と決定事項が生まれます。
会議で決定事項が決まっても、問題解決できない場合があります。
そうなると普通は「決定事項（やり方）が間違っていたかな？」と疑いますが、、
問題解決できない理由は
会議で有識者が相談し合って、考えた決定事項が「絶対間違っていない」とはもちろん言い切れません。
ただ、それより「決定事項を正しく遂行していないため、結果が出ない」可能性の方が遥かに高いということです。
先程お伝えした、決定事項を正しく関係ある末端社員まで情報共有して「やりきらせる」ことが重要なのです。
会議での決定事項を「やらない or 正しく理解していない」社員が多ければ多いほど、その会議は無意味なものになってしまうのです。
合わせて言うと「決定事項が間違っているかどうか」もやってみないとわからないのです。
決定事項を「やらない or 間違ったやり方をする」これをやられると、その決定事項が合っているかさえも判断できなくなります。
会議での決定事項をいかに正しく全員にやらせるか
会議を有意義なものにするために、とても大切なポイントです。
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まとめ
ムダな会議と有意義な会議の違い、会議で本当に大切なことをご紹介しました。
最後にご紹介した内容をまとめます。
まず「会議のルール」を決めておくことが大切です。
- 課題の事前共有
- 必要最低人数の出席者
- 終了時間を決めておく
さらに会議を有意義なのものにするために
- 会議の決定事項を正しく全員に情報共有する
この正しく情報共有することが大切であり、組織運営の中で難しいところだと言えます。
まずは会議の出席者が決定事項を正しく理解しなければいけません。
出席者が間違った認識だと、当然間違った認識のまま他の人に伝わります。
会議の中で「どうやって関わりある全社員に情報共有できるか」までを決定しておけばベストです！
忙しい中で会議に時間を割くのであれば、結果や成果に結びつけたいですよね。
会議を行い、それを結果や成果に結びつけるポイントは
『決定事項の情報共有』ということを覚えておいて下さい！
今の会社で働くことにモチベーションが上がらないとき
「ムダな会議が無くならない」「会社のやり方に不満がある」など
今の会社で働くことにモチベーションが上がらないときは、環境を変えることを考えてみてはどうでしょうか。
- 必要ないムダな会議や仕事が多すぎる
- 仕事のやり方が古い
- 頑張っても報われない
- 会社も上司も理不尽なことを言ってくる
- 今の会社に未来が見えない
今の会社の不満を挙げたらキリがないかもしれませんね。。( ;∀;)
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