皆さんも会社で「会議」がありますよね。
その会議は有意義なものになっているでしょうか？
「こんな会議なら、しない方がまだいいよ、、」という会議になっていないでしょうか。
今回はその会議は必要なのか、会議で本当に大切なことは何か「会議」について考察していきます！
その会議は必要ですか？
そもそも会議とは何か？
会議は、組織において、最も重要な人間と人間との間の意思を伝達する手段である。
特に民主主義を標榜する集団に於いては、議決機関である国家や企業は常に会議の形を取り、多数で相談の上で決定する。
ただし、国家や企業のトップが独裁的な場合には、単に形式だけの会議が行われて提出された議案が承認される、という建前に使われる場合もある。
会議形式を会議体という。特に近年、会議の進行役をファシリテーターという。
Wikipediaより引用
会議とは「人と人との間の意思を伝達する手段」だそうです。
- 俺はこう考えているよ
- 私はこう思います
- このように進めて行こうと思うのですが、どうでしょうか？
このような形で「人が考えていることを言葉にして、お互いの意思を伝えあう、確認し合う場所」と言えます。
必要ない無駄な会議
では会議の必要性を考える前に「必要のない無駄な会議」とはどのような会議になるでしょうか。
- 伝達事項だけでわざわざ集まる必要がない
- 事前に議題が決まっていない
- 関係ない社員までが参加している
- 終わりの時間が決まっていない
定例会議で「毎週やっているから、、」という理由で開催されている会議。
そもそも「何のために会議しているの？」と言いたいぐらい議題が決まっていなかったり、会議が始まって議題がわかる会議。
出席者が適切ではなく、議題に関係がない社員が出席している会議。
ダラダラと話しがあっちこっちに行ったり雑談が入ったりして、会議の時間が長くなり離席者が多い会議。
これらは「その会議やる必要がある？」と思われてもしょうがない「必要のない無駄な会議」になります。
必要ある有意義な会議
「必要のない無駄な会議」の逆を考えると「必要のある有益な会議」になります。
- 事前に議題が共有され、各自資料も目を通し、意見も準備している
- 必要最低人数の出席。部署全員が出席ではなく、部署長のみ出席する
- 終わりの時間が決まっている
これらが守られている会議は「必要な有益な会議」と言えます。
このような「会議開催のルール」だけをしっかり決めておけば、無駄な会議開催を防ぐことができます。
会議で本当に大切なポイント
ここからが特に今回お伝えしたかった内容になります。
会議の中で議題があり、意見を出し合い「こうしようね」という結論が出ます。
それで会議の目的を果たした感じになりますが、大切なのはむしろその後です。
「こうしようね」と決定したことを会議に出席した社員はもちろん、その決定事項を知らないといけない末端社員まで情報共有できるかで、その会議が有意義だったかどうかが決まります。
つまり「せっかく集まって決めたことを知らない人がいたら、その決めたことは無意味になるよ」ということです。
何かしらの結果や成果を出すために、会議を開催して決定事項が生まれます。
しかし、いつまで経っても結果や成果が出ません。
普通ここで考えるのは、
「決定事項（やり方）が間違っていたかな？」ということです。
大抵この考えは間違っています！
結果や成果が出ないのは、決定事項について、
「やっていないか、正しく理解しておらず、違ったやり方をしているか」のどちらかの場合が多いです。
会議で有識者が一生懸命相談し合って、考えた決定事項が間違っていることが「ない」とはもちろん言い切れません。
ただ、それより「決定事項を正しく遂行していないために結果が出ていない」可能性の方が遥かに高いということです。
会議で決定事項の意味を正しく理解していない社員が一人でもいたら、その会議は「無意味なものになってしまう」とまで思っても大袈裟ではないと思います。
まとめ
会議で本当に大切なポイントは決定事項の良し悪しではありません。
- 会議の決定事項を出席者全員が正しく理解しているか
- その決定事項を正しく情報共有できているか
この二点です。
会議でわざわざ集まっているので、顔や目を見て本当に正しく理解しているか確認までしたいですね。
それからこの決定事項をどうやって末端社員まで情報共有するかまでを、会議で決定することができればよりベストです！
せっかく忙しい中で、会議に時間を割くのであれば、結果や成果に結びつけたいですよね。
結果や成果に結びつけるポイントは
『決定事項の情報共有』ということを覚えておいて下さい！
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